Несмотря на то, что направление сотрудников в командировки является стандартной ситуацией, до сих пор возникает немало вопросов по поводу оплаты различных видов расходов.

В связи с этим обращаем внимание на следующие моменты:

• В соответствии с п. 2 Положения об особенностях направления работников (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749), в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Таким образом, если в поездку направляется лицо, выполняющее для организации работу по договорам гражданско-правового характера, данная поездка не будет считаться служебной командировкой. Соответствующие суммы компенсаций будут учитываться в качестве расходов при налогообложении прибыли, а также в расходах при упрощенной системе налогообложения в составе расходов на оплату соответствующих услуг.

Суточные лицам, не являющимся сотрудниками включаются в состав вознаграждения и, соответственно включаются в базу по НДФЛ и отчислениям во внебюджетные фонды.

Документально же подтвержденные расходы на проезд, проживание, иные фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы, связанные с выполнением договора, не подлежат включению в базу по «зарплатным» налогам на основании п. 2 ст. 221 Налогового кодекса, подп. «ж» п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Возможность возмещения расходов на поездки обособленно от вознаграждения по договору гражданско-правового характера целесообразно оговорить в этом договоре.

• С 2015г. отменена обязанность оформления командировочных удостоверений.

Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления в служебные командировки Федеральным Законом от 29.12.2014г. № 1595.

Согласно п. 3 Положения, необходимо лишь письменное решение работодателя с указанием срока командировки.

В соответствии с п. 7 Положения, фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования.

При проезде служебным транспортом организации данный срок определяется на основании служебной записки которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

• При направлении сотрудников в командировки им возмещаются (ст. 168 Трудового кодекса, п. 11 Положения о командировках):

а) суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом организации. Соответственно, обращаем внимание на необходимость утверждения локальных нормативных актов, предусматривающих размер суточных. Напомним, что, согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, НДФЛ не облагаются суммы суточных в размерах, не превышающих: за каждый день командировки по России — 700 руб.; за каждый день загранкомандировки — 2500 руб.

Суточные при однодевных командировках:

— по России — не выплачиваются (п. 11Положения о командировках);

— за пределы РФ — выплачиваются в размере 50% от суммы суточных, установленных для загранкомандировок локальным нормативным актом организации (например, положением о служебных командировках) или коллективным договором (ст. 168 Трудового кодекса, п. 20Положения о командировках).

Вместе с тем работнику могут быть выплачены деньги взамен суточных:

— если это предусмотрено коллективным или трудовым договором;

— если выплата производится по распоряжению руководителя организации.

При общем режиме налогообложения выплаты взамен суточных могут быть учтены в расходах (п. 1 ст. 252, пп. 12, 49 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса, Письма Минфина РФ от 16.07.2015г. № 03-03-07/40892, от 21.05.2013г. № 03-03-06/1/18005).

При применении же упрощенной системы налогообложения учет при налогообложении выплат взамен суточных за однодневные поездки не предусмотрен.

Суточные, выплаченные при однодневной загранкомандировке, не облагаются:

— НДФЛ в размере, не превышающем 2500 руб. (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, Письмо Минфина от 01.03.2013г. № 03-04-07/6189);

— страховыми взносами в размере, не превышающем 50% от суммы суточных, установленных для загранкомандировок локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Суммы, выплаченные взамен суточных работнику, направленному в однодневную командировку по России:

— не облагаются НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, Письма Минфина от 01.10.2015г. № 03-04-906/5625, ФНС от 26.03.2013г. №ЕД-4-3/5200@);

— облагаются страховыми взносами в полном объеме (Письма Минтруда от 01.04.2015г. № 17-3/В-156, ФСС от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357);

б) расходы на проезд к месту командировки и обратно.

Согласно п. 12 Положения о командировках, расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

В то же время данные расходы на проезд до аэропорта (вокзала, станции, пристани и т.п.) можно учесть при налогообложении прибыли, если предусмотреть необходимость их возмещения в трудовых договорах, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, на который будет содержаться ссылка в трудовых договорах.

Обращаем внимание, в частности на то, что подобный вопрос возникает относительно проезда до аэропорта и из аэропорта Внуково в г. Москва.

Согласно ст. 4 Закона г. Москвы от 05.07.1995г. № 13-47 «О территориальном делении города Москвы» в состав территории Москвы входит аэропорт «Внуково», расположенный по адресу: 119027, Москва, ул. 1-я Рейсовая, 5а.

Письмом Минфина от 27.06.2012 г.№ 03-11-04/2/80 разъяснено, что в качестве расходов по проезду могут быть возмещены расходы по оплате такси.

в) расходы на проживание

При этом Минфин РФ разъяснил, что расходы на аренду квартиры в месте командировки могут быть возмещены и учтены при налогообложении (Письмо от 05.12.2011г. № 03-03-06/1/802).

г) другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя.

Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, расходы на упаковку багажа

Если эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН (Письмо Минфина от 10.09.2015г. № 03-03-06/2/52238).

Обращаем внимание также на то, что стоимость услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах:

— не облагается НДФЛ (п. 1 Письма Минфина от 15.08.2013г. № 03-04-06/33238);

— облагается страховыми взносами (Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014г.).

Обращаем внимание также на то, что Положением о командировках не предусмотрено возмещение расходов по городу в метро или ином транспорте. Однако, если возможность возмещения подобных расходов предусмотрена в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (например, Положении о командировках), подобные расходы могут быть возмещены. Подобные разъяснения были даны в Письме Минфина РФ от 21.07.2011г. № 03-03-06/4/80.