В практике организаций иногда возникают ситуации, когда в служебную поездку направляются учредители (участники, не являющиеся сотрудниками организации.

Рассмотрим вопросы налогообложения расходов на такие поездки.

Налогообложение прибыли

Следует отметить, что относительно признания расходов на оплату поездок учредителей (участников ООО) нельзя исключить риск разногласий с налоговыми органами, т.к. данные расходы нельзя отнести ни к командировочным, учитываемым для налога на прибыль в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, ни к представительским, учитываемым на основании п. 2 ст. 264 Налогового кодекса. Официальных же разъяснений относительно возможности признания или непризнания данных расходов нет.

В частности, согласно ст. 166 Трудового кодекса, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Аналогично, в соответствии с п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749), в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Поскольку с учредителями (участниками ООО) в данном случае не заключены трудовые отношения, соответствующие расходы понятию командировочных и критерию признания в расходах на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса не соответствуют.

Расходы на поездку учредителей (участников ООО) не являются и непосредственно расходами, связанными с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, соответственно, не могут быть учтены и в качестве представительских (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса).

Кроме того, Минфин РФ неоднократно разъяснял, что, к примеру, расходы на проживание представителей других организаций не могут быть учтены в качестве представительских.

Подобная позиция, в частности, была выражена в Письмах УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007г. № 20-12/034115 и от 16.04.2007г. № 03-03-06/1/235.

В то же время, по нашему мнению, расходы на поездки учредителей (участников ООО) можно принять при налогообложении прибыли на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, общими принципами признания расходов являются их обоснованность и документальное подтверждение.

При этом считаем целесообразным подтвердить полномочия учредителей (участников ООО) в рамках данной деловой поездки подтверждаются протоколами решений Совета директоров.

Для обеспечения документального подтверждения расходов учредителям (участникам ООО), на наш взгляд, в данном случае следует оформить отчет об осуществленных расходах с кратким указанием цели и результата поездки (в целях подтверждения экономической оправданности) с приложением подтверждающих документов. Считаем возможным оформить подобный отчет и в форме авансового отчета по обычно применяемой форме.

При этом, если исходить из принципа экономической оправданности расходов, определенного п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, могут быть учтены при налогообложении прибыли:

— стоимость авиабилетов;

— стоимость проезда из аэропорта до города и от города до аэропорта;

— стоимость проживания в гостинице;

— иные экономически оправданные расходы.

Налог на доходы физических лиц и иные налоги с фонда оплаты труда

Относительно НДФЛ также нельзя полностью исключить риск разногласий с налоговыми органами по поводу оплаты поездок учредителей (участников ООО).

Однако, по нашему мнению, данные суммы не должны включаться в базу по НДФЛ по следующим основаниям.

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, не подлежат включению в базу все выплаты, связанные с возмещением расходов. При этом порядок, аналогичный порядку оплаты командировочных расходов применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Поскольку в данных поездках учредителям (участникам ООО) передаются соответствующие полномочия, и на них возлагаются соответствующие обязанности, по нашему мнению, их можно считать лицами, находящимися в данном случае во властном (административном) подчинении.

Кроме того, суммы возмещения расходов не соответствуют понятию «дохода», определяемому как объект налогообложения статьей 209 Налогового кодекса.

Общее определение «дохода» в целях применения Налогового кодекса приведено в ст. 41.

Согласно п. 1 данной статьи, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организации» Кодекса.

При осуществлении расходов на поездки в целях обеспечения деятельности организации не являются экономической выгодой, а соответственно – доходом.

Не облагать НДФЛ, по нашему мнению, можно все экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, перечисленные выше:

— стоимость авиабилетов;

— стоимость проезда из аэропорта до города и от города до аэропорта;

— стоимость проживания в гостинице.

Что касается отчислений на обязательное социальное страхование и обеспечение, то в отношении оплаты расходов учредителей (участников ООО) они отсутствуют (в том числе и в отношении стоимости питания в ресторане), т.к. отсутствуют выплаты в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Возмещение же командировочных расходов сотруднику не включается в базы на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ.