Осуществление выплат расходов на командировку

Все шире во всех расчетах с работниками применяются расчеты с использованием банковских карт. В том числе уходит в прошлое практика выплаты денежных средств из кассы, а получает распространение перечисление сумм на банковские карты.

Условия возмещения командировочных расходов с использованием банковской карты сотрудника (как личной, так и в рамках зарплатного проекта) разъяснил Минфин РФ в Письме от 25.08.2014г. № 03-11-11/42288. Соответствующее разъяснение было дано Минфином РФ в отношении организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. Но аналогичный подход может быть использован и в отношении налогообложения прибыли.

Согласно указанным разъяснениям Минфина РФ, при выплате командировочных расходов банковской картой необходимо:

— предусмотреть соответствующее условие относительно учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике;

— в платежном поручении на перечисление соответствующих денежных средств сотруднику указывать, что данные суммы являются подотчетными (в рассматриваемом случае – командировочными расходами);

— получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на зарплатную карту (при перечислении денежных средств на личную карту с указанием реквизитов);

— в прилагаемых к авансовому отчету первичных документах должно содержаться подтверждение оплаты банковской картой.

Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

Относительно возможности оплаты отдельных расходов банковской картой другого лица (в данном случае – оплата с зарплатной карты сотрудника расходов учредителей) также были даны разъяснения в пользу организаций – налогоплательщиков со стороны ФНС РФ в Письме от 22.06.2011г. № ЕД-4-3/9876.

Данное разъяснение касается оплаты расходов сотрудника банковской картой другого лица. И, согласно данному Письму ФНС РФ, организация может учесть расходы при представлении работником:

— авансового отчета;

— документов, подтверждающих использование банковской карты иного лица (квитанция и др.);

— расписки этого иного лица в том, что работник возместил ему оплаченные банковской картой расходы.

Безусловно, в рассматриваемом случае, когда аванс на расходы изначально перечисляется на «чужую» банковскую карту получение такой расписки не имеет смысла. Считаем целесообразным получение от учредителей предварительных заявлений с просьбой перечислить возмещение расходов на банковскую карту сотрудника с указанием реквизитов и последующих расписок, что соответствующие денежные средства были ими получены.

Позиция возможности учета расходов с «чужой» банковской карты подтверждается и Письмом Минфина РФ от 15.08.2011г. № 03-03-07/28.

Из данного Письма Минфина РФ вытекает, что для учета при налогообложении расходов имеет значение экономическая оправданность и документальное подтверждение непосредственно самих расходов, а не способ их оплаты.

Практика перечисления командировочных расходов на банковские карты оказывает влияние и на порядок оплаты загранкомандировок, в частности – на порядок расчета курса валюты. В данном случае отсутствует выдача наличной валюты – аванс перечисляется в рублях на банковскую карту, а приобретение валюты осуществляется работником самостоятельно.

В связи с этим порядок определения курса валюты при загранкомандировках следующий.

Если работник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, подтверждающий курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этом документе (Письма Минфина от 21.01.2016г. № 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015г. № 03-03-06/41128).

Если такого документа нет, то расходы работника, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу Банка России:

— в части, приходящейся на выданный аванс для загранкомандировки, — на дату выдачи аванса (Письмо Минфина от 21.01.2016г. № 03-03-06/1/2059);

— в части, не покрытой авансом (т.е. в сумме перерасхода), — на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (Письмо Минфина от 06.06.2011г. № 03-03-06/1/324).

Оплата труда в командировке

За рабочие дни, приходящиеся на дни командировки, работнику выплачивается средний заработок. Это предусмотрено в ст. 167 Трудового кодекса, а также п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г.№ 749).

Порядок расчета среднего заработка предусмотрен ст. 139 Трудового кодекса, а также Постановления Правительств РФ от 24.12.2007г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

В то же время, по нашему мнению, организация может сохранить фактически применяемый порядок оплаты командировок (исходя из должностного оклада), если это не ухудшает положение работников.

В частности, в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В соответствии же со ст. 8 Трудового кодекса, нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Кроме того, отмечаем, что Минфином РФ неоднократно разъяснялась позиция, что доплаты до оклада при командировках могут быть предусмотрены трудовым договором или иными локальными нормативными актами организаций. При наличии условия о доплатах в локальных нормативных актах – данные доплаты могут учитываться при налогообложении прибыли.

В частности, об этом был сделан вывод в Письме Минфина РФ от 28.04.2014г. № 03-03-06/1/19699 и иных, более ранних Письмах Минфина РФ.

Если в командировке работник работал в выходной день по графику организации или, то этот выходной оплачивается в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса: в размере не менее двойной часовой тарифной ставки или оклада, а не по среднему заработку.

В то же время Размер оплаты за работу в выходной день может быть увеличен локальным нормативным актом организации, коллективным или трудовым договором. Это вытекает из ст. 153 Трудового кодекса, согласно которой конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

Относительно включения сумм в размер оплаты в расчет отпускных Минтруд РФ в Письме от 13.08.2015г. № 14-1/В-608 разъяснил, что время нахождения работника в служебной командировке, в том числе время привлечения к работе в период командировки ввиду необходимости в выходные или праздничные дни, а также начисленные за это время суммы исключаются при исчислении среднего заработка.

В то же время отмечаем, что ст. 135 Трудового кодекса допускает устанавливать локальными актами любые доплаты.

Таким образом, по нашему мнению, организации вправе предусмотреть порядок формирования доплат к среднему заработку за счет включения сумм оплаты при командировках или оплаты за работу в выходные дни в период нахождения работника в командировке. Подобный порядок следует оговорить в системном положении по оплате труда.