В материальном отделе предстоит выполнение следующих работ, связанных с организацией нового самостоятельного налогового учета:
1) составление регистра по учету объекта налогового учета – поступления материалов, запасных частей, инвентаря и т.д. на предприятие (с одновременным расчетом средней себестоимости) (Таблица 31);
2) составление регистра материальных расходов (с отражение в регистре каждого первичного документа и с выделением двух направлений расходования:
а) на ремонт;
б) на НИОКР.
3) составление аналитического регистра налогового учета выручки от реализации материалов, запасных частей и другого имущества (Таблица 11);
4) составление регистра себестоимости реализованных на сторону материалов в оценке по средней себестоимости;
5) составление регистра расхода предметов, выдаваемых работникам бесплатно в соответствии с законодательством РФ (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном пользовании (или суммы льгот в связи с их продажей по пониженным ценам) (пп. 5 ст. 255 НК РФ).
Перечисленные регистры и расчеты необходимо составлять ежемесячно.
В регистре по учету выручки необходимо отражать следующую информацию:
1) наименование предмета;
2) номер и дата предъявленного счета (платежного требования-поручения);
3) общая сумма счета в рублях;
4) в том числе все составные элементы счета в рублях, а именно:
- за материалы по цене реализации;
- НДС;
- налог с продаж.
5) стоимость материалов (по средней себестоимости);
6) отклонения со счета 16;
7) номер и дата первичного документа;
8) место нахождения этого документа (номер отдела, пачки, дела и т.д.).
Кроме регистра по выручке от реализации материалов, в материальном отделе необходимо составлять регистр (или регистры) материальных расходов.
В регистрах расхода материалов должна содержаться следующая информация:
1) назначение расхода материалов (т.е. группировка расхода не по дебету счетов, а по назначению расхода). При этом необходимо выделить направления, приведенные в ст. 254 НК РФ (с учетом направлений, отраженных в ст. 253 НК РФ);
2) указывается конкретный расходный документ и сумма по нему (или конкретный вид отпущенных материалов, цена, сумма);
3) по каждой подгруппе назначения расходов определяется промежуточная сумма (Итого);
4) затем определяется сумма в целом по регистру (Всего).
Регистр расхода предметов, стоимость которых подлежит включению в фонд оплаты труда (пп. 5 ст. 255 НК РФ), должен содержать следующие реквизиты:
1) ФИО лица, получившего предметы в личное постоянное пользование;
2) перечень полученных предметов;
3) количество;
4) среднюю себестоимость;
5) сумму по предмету, по физическому лицу и всего по организации.
Примерная форма регистра приведена в Таблице 54.
В каждом регистре каждая строка записи или промежуточные итоги по складам должны быть подтверждены росписью лица, который вводил эту информацию в регистр (или вручную, или с применением ЭВМ).
Кроме того, в целом регистр должен быть подписан руководителем отдела с расшифровкой фамилии и указанием даты.
Затем или второй экземпляр регистров, или сводный регистр, или справка об итогах по регистру должна быть передана в отдел, которому будет поручено составлять расчет налоговой базы и налоговую декларацию (т.е. в отдел налогового учета).
Срок представления обобщенной информации для составления расчета налоговой базы – не позднее 25 числа следующего за отчетным месяца.
Прежде чем передавать информацию в другой отдел, необходимо осуществить проверку ее достоверности, т.е. осуществить выходной контроль.
При этом каждый бухгалтер обязан осуществлять входной и выходной контроль.
Это предписано Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. В ст. 6 закона отражена следующая норма: одновременно в учетной политикой утверждаются:
1) Рабочий план счетов;
2) формы первичных учетных документов, по которым отсутствуют типовые формы;
3) порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
4) правила документооборота;
5) технология обработки учетной информации;
6) порядок контроля за хозяйственными операциями.
При этом следует осуществлять два вида контроля:
1. Входной контроль.
Он осуществляется в момент принятия документов для отражения их в бухгалтерском и налоговом учете.
Входной контроль включает в себя следующие операции:
1) проверить, составлен ли документ по утвержденной форме (Госкомстатом, Минфином или самой организацией);
2) имеются ли в первичном документе все необходимые реквизиты, а именно:
а) номер документа;
б) дата составления документа;
в) полное словесное описание хозяйственной операции;
г) количественная оценка хозяйственной операции;
д) цена;
е) сумма и другие показатели в рублях;
ж) все подписи;
з) расшифровка подписей;
и) написание и проверка правильности написания бухгалтерских проводок.
2. Выходной контроль.
Выходной контроль осуществляется путем проверки:
1) правильности ввода исходной информации в ЭВМ;
2) правильность сальдо по счетам в части бухгалтерского учета (например, по складу, по кладовой цеха, по МОЛ и т.д.);
3) сверка итоговых сумм по регистрам налогового учета с суммой регистров по бухгалтерскому учету. При этом по материальным расходам отличий между бухгалтерским и налоговым учетом не должно быть.
Следовательно, суммы материальных расходов в бухгалтерском и налоговом учете должны быть равны между собой (тождественны).
Если между данными бухгалтерского учета и налогового учета будут выявлены расхождения по расходу материалов, то следует выявить причину и устранить допущенные расхождения.
Основание для списания материалов в расход в налоговом учете являются:
— первичные документы;
— обоснование экономического оправдания затрат;
— если они произведены для получения доходов (ст. 252 НК РФ).
Таким образом, в налоговом учете ужесточены требования к отражению в учете расходов.
Поэтому кроме первичных документов бухгалтер должен иметь и осуществлять контроль за соблюдением:
а) норм расходов (например, нормы выдачи спецодежды, нормы загрузки катализаторов, нормы естественных потерь, нормы расхода ГСМ на собственный автотранспорт, нормы расхода топлива на тепловозы и т.д.);
б) наличие расчетов на объем расхода некоторых конкретных материалов (например, спирта, материалов на текущий и капитальный ремонт объектов, на рекламу, на представительские расходы и др.);
в) сметы расходов (например, на рекламу, на представительские расходы и т.д.).
Если материалы переданы подрядчику для выполнения работ с использованием материала заказчика (ст. 713 ГК РФ), то в бухгалтерском и налоговом учете отражаются следующие операции: